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Principais Erros a Evitar ao Organizar um Evento Corporativo
Está a pensar organizar um evento corporativo memorável? Sabemos que não é tarefa fácil. Além do planeamento bem estruturado, organizar um evento corporativo, também requer atenção a todos os detalhes e, acima de tudo, uma compreensão clara dos valores e objetivos da empresa cliente.
Quer se trate de uma reunião de equipa, uma conferência, uma viagem de incentivo, um jantar de gala ou o lançamento de um novo produto, todos os elementos contam. No entanto, mesmo com a melhor preparação, há sempre espaço para pequenos erros, e alguns deles podem ter um impacto significativo. Evitá-los é necessário para proteger a reputação da empresa organizadora e garantir o retorno do investimento feito no evento.
Neste artigo, mostramos-lhe os erros mais frequentes na organização de eventos corporativos. E, mais importante ainda, damos-lhe dicas simples e eficazes para que os possa evitar. Continue a ler e prepare-se para organizar um evento corporativo à altura das expectativas!
Falta de Clareza na Definição de Objetivos
Um dos principais erros na organização de um evento corporativo começa muito antes da seleção do lugar e do serviço de entretenimento, a falta de um objetivo sólido para o evento. Qual é o propósito? Motivar a equipa? Celebrar? Apresentar algo novo ou captar investidores? Sem isto, o planeamento torna-se desalinhado, os recursos são mal geridos e o impacto minimizado.
Por exemplo, um “encontro de equipa” sem um objetivo claro, pode resultar em atividades desconexas, deixando os participantes confusos quanto ao propósito.
A solução? Realizar reuniões e brainstormings, com antecedência para definir um objetivo principal e alguns secundários. Outra solução pode ser utilizar a metodologia SMART (específico, mensurável, alcançável, relevante e temporal), facilitará a definição dos objetivos.
Seleção do Espaço Inadequado para o Evento
A seleção do espaço é crucial na organização de um evento corporativo, uma vez que esta influenciará diretamente a experiência dos participantes. Optar por um espaço muito grande, comparado com o número de participantes, pode causar uma sensação de vazio. Pelo contrário, um espaço pequeno demais, pode provocar desconforto. Além disto, escolher espaços com poucas acessibilidades ou infraestruturas inadequadas, pode afetar a performance do evento.
Por exemplo, uma empresa deseja realizar um jantar corporativo, para celebrar os resultados do final do ano. No momento de selecionar o espaço, a empresa optou por um restaurante apresentável, com uma decoração espetacular. No entanto, o restaurante acabou por ser um espaço pequeno para os 200 convidados.
De forma a colmatar este erro, pode realizar com antecedência, uma visita técnica ao local. Com o objetivo de verificar se o lugar cumpre com todas as necessidades, como a capacidade, a acessibilidade, a localização, o estacionamento, entre outros fatores. E assegurar-se do número certo ou muito aproximado do total de participantes.
Planeamento Desorganizado
Este é um erro muito comum na organização de um evento corporativo. Pode acontecer quando não existe uma definição clara de responsabilidades, de prazos, objetivos ou recursos. Ao não possuir um cronograma claro e bem estruturado, existe uma maior facilidade para surgir atrasos, falhas na comunicação, esquecimentos.
Imagine a seguinte situação, uma empresa de tecnologia organiza um seminário sem um plano antecipado. Realizam a reserva do local tarde, não enviam os convites com antecedência e não informam de forma adequada os oradores. No dia do evento, faltam os materiais de apoio para os oradores, o sistema de som não foi testado, e desta forma os convidados notam falhas na organização. Isto com certeza será prejudicial para a empresa.
As soluções podem passar por criar um cronograma detalhado, com todas as etapas desde a montagem à desmontagem e pela utilização de checklists, garantindo que nada fica por fazer.
Falhas na Comunicação
Um dos erros mais comuns na organização de eventos é a falha de comunicação entre as partes envolvidas. Quer seja, a equipa interna, os fornecedores, a equipa contratada, ou até mesmo com os convidados. Sempre que a comunicação não é clara ou bem distribuída, surgem confusões, atrasos ou tarefas duplicadas.
Por exemplo, numa conferência anual organizada para uma empresa de consultaria, a equipa de eventos assume que o fornecedor confirmou o local, mas isso não aconteceu. Uma semana antes descobrem que o espaço não está reservado, gerando confusão e pressa para encontrar uma alternativa.
Para evitar este erro, é necessário implementar uma estratégia de comunicação interna. Utilizar ferramentas colaborativas como o Trello e o Microsoft Teams. Selecionar um responsável para coordenar o evento, e realizar reuniões e brainstormings regulares.
Escolher Fornecedores sem Referência
Um evento corporativo bem-sucedido dependerá sobretudo dos fornecedores e parceiros. Desde o serviço de catering, ao audiovisual, passando pela decoração e o entretenimento. Selecionar fornecedores sem referência e experiência comprovada pode ser um erro evitável.
Imagine uma situação, uma empresa organiza uma palestra motivacional para os seus funcionários. No entanto, com o objetivo de poupar orçamento, a empresa contrata um fornecedor de som com pouca experiência. No dia do evento, os microfones do palestrante, falham constantemente, prejudicando a imagem da empresa.
Desta forma, é necessário selecionar fornecedores de confiança, com experiência comprovada. E como é possível saber isso? Pedindo testemunhos, portifólios, contactos de referência, e sempre que for possível, rever eventos anteriores.
Ausência de um Plano de Contingência
Em qualquer evento corporativo podem acontecer imprevistos. A realidade de não possuir um Plano B compromete a capacidade da empresa responder a imprevistos. Quer sejam alterações climáticas, falhas técnicas, atrasos logísticos ou até mesmo indisponibilidade de fornecedores.
Pense na seguinte situação, uma empresa decide organizar um evento de team building, num parque, com jogos de equipa, atividades em grupo e até um piquenique. Porém, no dia começa a chover de forma intensa. Não existindo um plano B, que neste caso seria um local alternativo, como uma tenda, os organizadores são obrigados a cancelar o evento.
De modo a evitar esta situação, a empresa deverá desde o início estabelecer um plano de contingência. Verificando com antecedência a meteorologia, apostando em tendas fáceis de montar em stand-by e claro informando os participantes desta alternativa.
Má Utilização da Tecnologia
Muitas empresas investem em ferramentas digitais, como plataformas de inscrição, apps de interação e sistemas de streaming. No entanto, falham a implementá-las. O que pode resultar na perda de dados, falhas técnicas ou na baixa adesão dos convidados, resultando numa experiência confusa.
Por exemplo, uma empresa organiza um evento corporativo de lançamento de um novo produto. A transmissão será realizada online, através de plataformas digitais. Porém, a empresa não testa com antecedência o sistema, não proporciona suporte técnico necessário e não ajuda os participantes a utilizarem a plataforma. Como resultado, alguns participantes não conseguem aceder à plataforma, e por isso desistem do evento.
Toda esta situação pode ser evitável, se a empresa apostar num plano tecnológico executável. Para isso, esta deve escolher plataformas intuitivas, fáceis de usar e bem explicadas. Além disto, devem realizar testes antes do evento, para confirmar se tudo funciona.
Não realizar Follow-Up Pós o Evento
Quando um evento corporativo termina, muitos organizadores consideram o evento uma missão cumprida. Porém, realizar o follow-up é necessário para avaliar os resultados, fortalecer os relacionamentos com os clientes, e fidelizá-los.
Um exemplo onde este erro pode ser visível, é na seguinte situação, depois de um evento inspirador de lançamento de uma nova estratégia, a empresa organizadora não realiza qualquer follow-up. Esta situação, provocou um descontentamento dos participantes, que ficaram com a ideia de que a empresa apenas se preocupou com a realização do evento e não com o bem-estar e a fidelização dos clientes.
Uma dica para solucionar este erro, é realizar sempre um follow-up estratégico. Através do envio de e-mails com agradecimento, partilhar fotos e vídeos e disponibilizar materiais usados no evento. Isto fará com que os participantes se sintam ouvidos e especiais.
Não contratar uma Empresa Especializada em Eventos
Este é talvez o maior erro na organização de um evento corporativo. Algumas empresas que não são profissionais em eventos, acabam por gerir internamente todos os aspetos do evento que desejam realizar. No entanto, a falta de profissionais da área pode resultar em problemas logísticos, falhas técnicas e má gestão de tempo.
Por exemplo uma empresa do setor farmacêutico, organiza uma convenção anual para os colaboradores. No entanto, para organizar o evento a empresa não contrata profissionais de eventos. O que acabou por acontecer? O local escolhido não apresenta boas acessibilidades, o sistema de projeção falha durante uma apresentação importante e o serviço de catering não atinge as expectativas esperadas.
Esta situação seria evitável, se tivesse sido contratada uma empresa de eventos especializada. E o evento teria sido um verdadeiro sucesso!
Evitar erros na organização de um evento corporativo é fundamental para garantir o seu sucesso e transmitir a imagem certa da empresa. Com planeamento adequado, atenção aos detalhes e o apoio de uma equipa experiente, é possível criar momentos memoráveis e impactantes para todos os participantes.
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