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O que são Agências de Eventos?
Especialistas na criação, no planeamento, na organização e na execução de diversos tipos de eventos, as agências de eventos proporcionam uma vasta gama de serviços que facilitam a realização de um evento específico. Garantindo que cada detalhe do evento seja meticulosamente cuidado e realizado, desde o planeamento inicial à execução final.
Fique a conhecer qual as principais características das Agências de Eventos, bem como as suas funções, e os principais benefícios de optar por este tipo de serviços.
Características das Agências de Eventos
As empresas de eventos possuem diversas características que as tornam especializadas e competentes no planeamento e na realização de eventos.
Geralmente as agências de eventos podem funcionar como uma empresa ou fazer parte de um departamento numa empresa.
Os profissionais destas agências possuem conhecimentos vastos em inúmeros tipos de eventos desde Eventos Corporativos, Eventos Sociais, Eventos Culturais, de Entretenimento, Eventos Educacionais e Eventos Beneficentes. Esta especialização, permite uma maior personalização do serviço, de forma a responder às necessidades e preferências dos clientes.
Estas empresas têm tendência para oferecer um serviço personalizado, tendo sempre em consideração as necessidades dos clientes, o orçamento e os objetivos do evento.
Para além disto, os profissionais de eventos possuem uma elevada capacidade criativa e de inovação, de maneira a criar experiências únicas e inesquecíveis.
Estando sempre a par das novidades do mercado e das novas tendências, estas empresas conseguem inovar e criar os eventos bastante criativos.
De mais a mais, estas empresas possuem uma grande habilidade para gerir um evento. Tendo a capacidade de planear tudo devidamente e de forma detalhada.
Geralmente detém uma vasta rede de fornecedores, desde decoradores, artistas, serviços de catering, entre outros, que garantem que todos os aspetos do evento sejam bem atendidos.
Apresentam ainda um elevado grau de flexibilidade e adaptabilidade em possíveis circunstâncias que possam surgir. Estando preparadas para se adaptarem a qualquer imprevisto para assegurar o sucesso do evento.
Além disto, muitas destas empresas estão envolvidas em algumas campanhas de marketing, publicidade e redes sociais, de forma a promover os eventos e garantir o seu sucesso.
A combinação de todos estes aspetos, como a sua expertise, criatividade, capacidade de gestão e resolução de problemas, bem como atenção ao detalhe, contribuem para o sucesso de qualquer evento.
Funções das Agências de Eventos
As agências de eventos apresentam inúmeras funções que contribuem para que cada detalhe do evento seja meticulosamente planeado, coordenado e executado. De forma a proporcionar a melhor experiência possível aos participantes.
Estas agências desempenham um papel crucial no planeamento e na execução de uma ampla gama de eventos.
Elas são responsáveis por planear, coordenar e organizar as diferentes etapas dos eventos. Para isso, os profissionais desta área costumam interagir e colaborar com os seus clientes, com o objetivo de perceber quais as suas necessidades e expectativas de forma a atendê-las.
Para isso, realizam reuniões e briefings, onde é discutido que tipo de evento o cliente prefere, qual a data de realização, qual o público-alvo, quais os principais objetivos e o budget.
Depois de reunidas todas estas informações, estes profissionais vão realizar uma pesquisa de forma a oferecer uma série de sugestões que estejam dentro do orçamento e que respondam às preferências do cliente e às tendências do mercado.
Depois de criar o evento, é altura de planear e coordenar os aspetos logísticos do mesmo. Desde a escolha do local (venue), que deve de ir de em conta com o que o cliente planeou. É ainda realizada a organização do transporte para os participantes, desde os transfers, parque de estacionamento, entre outros aspetos importantes. Para os eventos com uma duração superior a um dia, pode ser necessário proceder à reserva de hotéis ou outro tipo de acomodação, como hostéis ou airbnbs, consoante as preferências dos clientes.
Outra função também bastante importante destas empresas é contratar serviços de catering, equipamentos audiovisuais, tecnologia, entretenimento e atividades. De maneira a proporcionar o evento perfeito que responda às perspetivas dos seus clientes.
Para além disto, durante o planeamento dos eventos estas empresas são encarregues de disponibilizar ajuda e esclarecimento de alguma dúvida que possa surgir por parte dos participantes.
São ainda responsáveis por criar um cronograma pormenorizado, para que todas as atividades planeadas durante o evento corram na perfeição.
Nestes programas costumam estar explícitos os horários dos principais acontecimentos do evento, como as palestras, os workshops, as refeições e as atividades de entretenimento, de forma a guiar os participantes e a coordenar o seu tempo da melhor forma possível.
Depois de criado o evento, as agências de eventos têm como funções criar e implementar estratégias de marketing de forma a atrair participantes e gerar um maior interesse no evento. São também responsáveis por gerir o número de participantes e administrar o processo de inscrições.
No dia do evento, os profissionais das agências de eventos possibilitam apoio durante todo o evento. Sendo parte das suas funções supervisionar e coordenar a equipa, resolver qualquer problema que possa surgir e garantir que tudo corra da melhor forma possível.
Benefícios de contratar uma Agência de Eventos
Para todos aqueles que pretendem realizar um evento, optar pelos serviços de uma agência de eventos trará inúmeras vantagens que contribuirão para o sucesso de uma ocasião especial.
De uma maneira geral, as empresas de eventos possuem uma equipa de especialistas em criar e planear eventos criativos e inigualáveis. Estes profissionais possuem expertise e conhecimentos específicos no setor. Estando sempre a par de novas tendências, possíveis riscos, estando preparados para resolver qualquer problema que possa surgir.
Contratar uma empresa de eventos é também uma forma de economizar tempo. Uma vez que planear um evento é uma tarefa complexa e que requer bastante disponibilidade. Desta forma, permite aos participantes usufruírem de toda a experiência sem estarem preocupados com possíveis contratempos, aspetos logísticos ou detalhes mais complexos do evento.
Como possuem uma vasta rede de contactos, com fornecedores bastante confiáveis, estas empresas conseguem garantir um serviço eficiente e de alta qualidade.
Para além disto, contratar uma agência de eventos é a forma ideal para gerir corretamente o seu orçamento. Visto que geralmente estas empresas possuem experiência em orçamentos e dominam a arte de negociar com fornecedores, permitindo um melhor gerenciamento do orçamento e evitar gastos desnecessários.
De mais a mais, as empresas de eventos realizam um atendimento ao cliente bastante personalizado, tendo sempre em consideração as suas preferências, gostos e feedback. De forma a proporcionar uma experiência bastante satisfatória e única.
Deste modo, ao contratar uma empresa de eventos, os clientes poderão beneficiar de um serviço organizado, executado de forma perfeita, inovativa, criativa e de uma experiência bastante positiva.
Desta forma, as Agências de Eventos são fundamentais para o sucesso de qualquer evento. Através da sua expertise, a sua criatividade, capacidade de organização e planeamento, elas transformam ocasiões simples em eventos impactantes e de sucesso.
Se pretende realizar o evento dos seus sonhos, nada melhor do que optar pela oferta variada de eventos da Living Events. Com uma equipa de profissionais experientes, a Living Events torna ocasiões especiais em eventos únicos e inesquecíveis. Do planeamento à execução do evento, a Living Events compromete-se a proporcionar o melhor evento das suas vidas.
