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Como organizar o Evento Perfeito?
Organizar o evento perfeito pode ser uma tarefa minuciosa e complexa, que requer um planeamento detalhado e criativo.
Desta forma, independentemente do tipo de evento, quer seja desde uma atividade de team building, reunião, conferência, seminário, palestra, lançamento de um produto ou até mesmo um evento online, é necessária uma organização bastante eficiente para garantir o sucesso do evento em todos os sentidos.
Se está a pensar em criar o evento perfeito, apresentamos-lhe algumas dicas que o ajudarão durante todas as etapas do processo.
- Estabelecer o Objetivo principal do Evento
O passo inicial em organizar o evento perfeito é definir qual a finalidade do mesmo. Para definir o objetivo principal do evento, é necessário saber que tipo de evento se vai realizar, qual a intenção do evento, qual o público-alvo, quando, onde, qual o orçamento e que estratégias utilizar para atingir esse objetivo.
Ter o objetivo do evento bem definido é uma forma de garantir uma orientação estratégica, permitindo ainda uma boa comunicação entre as equipas envolvidas no evento, com o objetivo de cumprir metas concretas e alcançáveis. Contribuindo para uma melhoria significativa da experiência e da satisfação dos participantes, proporcionando um momento único.
- Determinar um Orçamento
Ao organizar o evento perfeito, é necessário ter em conta uma parte bastante importante, o orçamento. Este, deve ser definido consoante as suas possibilidades e prioridades. Deve ser tido em conta um orçamento realista, que tenha em conta todos os custos necessários, desde o local, os aspetos decorativos, o serviço de catering, entretenimento, entre outros elementos.
É ainda essencial ter em conta os serviços mais prioritários do evento. Para isto é importante saber negociar com fornecedores, de modo a disponibilizar um serviço de alta qualidade a preços convenientes. Sendo ainda importante, ter controlo sobre todos os gastos realizados e estar sempre preparado para despesas inesperadas.
- Criar um Cronograma
Para garantir a organização, a eficiência e o sucesso de um evento, sugerimos a criação de um cronograma. Um cronograma bem elaborado, permite uma maior orientação de todas as atividades e tarefas fundamentais desde o início ao final de um evento. É uma forma de coordenar as equipas, minimizar riscos e otimizar recursos.
Geralmente, nestes cronogramas estão explicitas as etapas do planeamento e execução. Sendo os principais elementos: datas e horários, fases de planeamento, tarefas, atividades, prazos limite, orçamentos, reuniões, gestão de riscos e checklist. Estando todas as atividades e etapas organizadas, de modo a ser mais fácil para a equipa da organização acompanhar o processo.
- A escolha da Data e do Espaço
Selecionar a data e o espaço para o evento perfeito é uma tarefa crucial, uma vez que estes aspetos são fundamentais para o sucesso do evento. A data deve ser escolhida consoante a disponibilidade dos participantes, evitando quaisquer conflitos com outros eventos que já possam existir. Deve também potenciar o estado de espírito e mindset dos convidados para participar de forma ativa.
Por outro lado, a escolha do espaço deve ser adequada ao tipo de evento, se é um evento mais formal ou informal. De mais a mais, existem outros fatores a terem em conta na seleção do lugar como a acessibilidade, os serviços oferecidos, bem como, o orçamento e possíveis custos.
Assim, a escolha da data e do espaço é crucial para proporcionar uma experiência memorável e satisfatória.
- Gerir Logísticas
O serviço de logística engloba uma série de atividades e recursos, que estando bem coordenados e sincronizados garantem significativamente o sucesso do evento.
A logística garante que cada elemento do evento, desde o local aos serviços de catering e entretenimento, ou a gestão de outros parceiros e fornecedores seja executado de forma eficiente. Para além disto, a logística é responsável por gerir o fluxo de participantes, estratégias de segurança, o tempo e os recursos, de modo que tudo corra da melhor forma possível.
Assim, investir em mecanismos que contribuem para uma gestão logística eficiente é fundamental para a melhoria da execução do evento e por consequente para o êxito do mesmo.
- Escolha dos Fornecedores e Equipas Técnicas
A seleção dos fornecedores e dos prestadores de serviços é um dos fatores essenciais na organização do evento perfeito.
A qualidade dos serviços contratados depende fortemente da escolha dos fornecedores. Desde a apuração do local, aos serviços de catering, entretenimento, som, iluminação e elementos decorativos, todos os pormenores são importantes para o êxito do evento.
Geralmente, os fornecedores com expertise, fornecem serviços de qualidade premium, garantindo sempre o suporte necessário do início ao fim do evento. Para além disto, a escolha correta dos fornecedores terá um impacto tremendo na reputação da pessoa ou empresa que está a organizar o evento.
- Adoção de Estratégias de Comunicação
A comunicação de um evento pode ser realizada de diferentes formas. Desde materiais de comunicação físicos, como cartazes, flyers, brindes promocionais, anúncios e convites a plataformas digitais, através de websites, redes sociais, email marketing, anúncios online pagos, entre outras variadíssimas formas de promoção.
Independentemente do método de comunicação utilizado, é necessário que a informação transmitida seja clara e enviada com antecedência. De forma que os convidados fiquem a par de todos os aspetos do evento. Após o envio dos convites é importante gerir as inscrições e confirmar as presenças dos participantes.
- Trabalhar nos Últimos Preparativos
Esta é uma das fases mais importantes na organização do evento perfeito. Sendo necessária uma atenção especial aos últimos detalhes e pormenores. Que devem ser revistos de forma pormenorizada, como os aspetos logísticos, por exemplo confirmando se o lugar do evento possuí as condições necessárias para acolher diferentes equipamentos técnicos, sendo importante testá-los com antecedência.
Além disto, é fundamental ver se os serviços contratados, como a decoração, o catering, os equipamentos audiovisuais, a fotografia, o entretenimento e a limpeza estão preparados para superar todas as expectativas.
Sendo ainda preciso, manter a equipa da organização informada e coordenada, atribuindo a cada pessoa tarefas concretas, permitindo que estejam a par das suas responsabilidades. Aconselha-se ainda a ter um plano de contingência de forma a dar resposta a possíveis contratempos ou imprevistos, e realizar um ensaio geral para que tudo corra na perfeição.
- Gerenciamento no Dia do Evento
O dia do evento é o dia mais importante de todos, é o dia em que será visível todo o esforço e trabalho realizado ao longo dos últimos meses. Durante este dia especial tudo terá de ser realizado como planeado, de forma a garantir a melhor experiência aos convidados.
Desta forma, deverá existir uma gestão organizada e eficaz, assegurando que todos os aspetos logísticos estejam garantidos e coordenados. Tudo deve estar a postos, desde a montagem à desmontagem, o funcionamento dos equipamentos de som e imagem, bem como todos os elementos decorativos.
Para além disto, é fundamental que a limpeza do espaço seja verificada e garantida por uma equipa de limpeza especializada, antes, durante e depois do evento. A nível de catering, deve ser realizada a montagem de buffets e a coordenação da equipa de empregados de mesa de modo que o serviço funcione de forma ágil e eficaz. É importante ainda garantir que o serviço de catering tenha boa apresentação, desde a qualidade à disposição dos alimentos e das bebidas.
Durante o evento, deverá existir uma comunicação eficaz entre todas as equipas, de forma que tudo corra conforme esperado, e que no caso de algum possível contratempo seja resolvido o mais rapidamente possível.
- Tarefas Pós Evento
Quando o evento acaba, enquanto os convidados se despendem, o trabalho da equipa da organização ainda não terminou, é altura de começar o processo de desmontagem.
Durante esta fase, são removidos todos os elementos decorativos de pequena e grande dimensão. São desligados os elementos audiovisuais e guardados. Depois da remoção de todos estes aspetos, é altura de limpar o espaço. Este processo poderá ser realizado no próprio dia ou no dia seguinte consoante a disponibilidade da equipa da limpeza.
Neste momento é visível a colaboração da equipa e a eficiência, assinalando o fim de mais um evento perfeito.
Após o evento é importante avaliar o sucesso do mesmo, com o objetivo de melhorar aspetos necessários.
Para isto, poderá optar por enviar inquéritos de satisfação aos convidados, de forma a perceber quais foram os pontos fortes e aspetos a melhorar no evento.
Esta será uma forma de ficar a par da opinião dos participantes e ao mesmo tempo fidelizá-los. É também uma maneira de aumentar a lealdade e o engajamento dos participantes, tornando-os mais inclinados a voltar em eventos futuros e a recomendar o evento a outras pessoas.
Como foi possível ver, a organização do evento perfeito é um processo complexo, que envolve um planeamento minucioso, uma coordenação eficaz e uma atenção especial aos pormenores.
Ao seguir estas dicas, para além de realizar um evento perfeito e de sucesso, fará ainda parte de uma trajetória de crescimento profissional e pessoal, marcada pela criatividade, resiliência, paixão e pelo espírito de equipa.
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